📜 Políticas de Uso das Salas de Reunião – ENDOTECH

1. Diretrizes de Reserva

·       Prioridade de Agendamento: As salas devem ser utilizadas estritamente mediante reserva prévia pelo portal oficial. Reuniões agendadas no sistema têm prioridade absoluta sobre ocupações informais.

·       Antecedência Mínima: Reservas podem ser feitas com até 30 dias de antecedência.

·       Uso de E-mail Corporativo: Apenas usuários com e-mail @endotech.com.br e perfis autorizados pela TI podem realizar agendamentos.

2. Gestão de Tempo e Pontualidade

·       Tolerância de Atraso (No-Show): Caso o organizador não compareça em até 15 minutos após o início do horário reservado, a sala será considerada livre para outros colaboradores, e a reserva poderá ser cancelada pelo Administrador.

·       Respeito ao Horário de Término: As reuniões devem encerrar rigorosamente no horário agendado. Caso precise de mais tempo, verifique a disponibilidade no sistema e realize uma nova reserva imediatamente.

·       Intervalo de Limpeza: Recomenda-se encerrar a reunião 5 minutos antes do horário final para permitir a organização do espaço para o próximo grupo.

3. Cancelamentos e Alterações

·       Liberação de Espaço: Se uma reunião for cancelada ou encerrada antecipadamente, o organizador deve realizar o cancelamento no sistema através do seu Perfil. Isso libera o recurso para outros colegas e otimiza o uso da infraestrutura da empresa.

4. Boas Práticas e Organização

·       Lotação Máxima: Respeite a capacidade de cada sala indicada no sistema (Ex: Sala Pequena - 4 pessoas | Sala Grande - 14 pessoas).

·       Conservação de Recursos: Ao sair, certifique-se de que as luzes, ar-condicionado e equipamentos audiovisuais foram desligados.

·       Limpeza: É responsabilidade do grupo manter a mesa limpa, descartar resíduos e organizar as cadeiras após o uso.

·       Uso sem o propósito de reuniões: As salas poderão ser utilizadas como “espaço de trabalho” desde que não haja reservas no horário utilizado e esteja livre, nesse tipo de uso a sala poderá ser solicitada a qualquer momento para outro uso conforme prioridades da Endotech, como o uso para o departamento financeiro que demandem privacidade, ou uso para uma reunião de fato, porem não agendada, nesses casos a sala deverá ser esvaziada e deixada organizada e em condições de uso imediatamente.

5. Mediação de Conflitos

·       Em caso de divergência de horários, o comprovante de reserva (e-mail de confirmação ou registro no Dashboard) serve como documento oficial de posse da sala.

·       Casos excepcionais ou reuniões estratégicas de diretoria podem ter prioridade de remanejamento, sendo comunicados previamente pela Administração.

📑 Manual de Operação: Sistema de Reservas ENDOTECH Ver1.0

Este guia orienta o uso da plataforma de agendamento de salas, garantindo a organização dos espaços físicos e a produtividade das equipes.

🏢 1. Visão Geral do Sistema

O sistema ENDOTECH Reservas foi desenvolvido para eliminar conflitos de agenda e centralizar a gestão de salas de reunião.

·       Acesso: https://bortoli.tec.br/

·       Segurança: Acesso restrito a e-mails corporativos @endotech.com.br.

·       Tecnologia PWA: O site pode ser instalado no celular ou desktop como um aplicativo nativo.

👤 2. Guia para o Colaborador (Usuário)

2.1 Realizando uma Reserva

1.      Acesse o portal e clique em "Nova Reserva".

2.      Preencha o Título da reunião (essencial para identificação no calendário).

3.      Selecione a Sala desejada (verifique a lotação indicada).

4.      Escolha a Data e o Horário. O sistema bloqueia automaticamente horários já ocupados.

5.      Recorrência: Caso a reunião seja semanal ou mensal, ative a opção e defina a data limite. O sistema criará todas as sessões de uma só vez.

6.      Convidados: Insira os e-mails dos participantes para que eles recebam o convite oficial.

2.2 Status da Reserva

·       Pendente (Amarelo): Sua solicitação foi enviada e aguarda validação do Administrador.

·       Confirmada (Verde/Cor da Sala): Sua reserva está garantida. Você e seus convidados receberão um arquivo de calendário (.ics) por e-mail.

·       Cancelada (Vermelho): A reserva foi removida. O motivo aparecerá no seu histórico de perfil.

🛡️ 3. Guia para o Administrador (TI / Gestão)

O Administrador detém o controle total sobre a governança dos espaços.

3.1 Aprovação de Reservas (O mais importante)

1.      Acesse o menu "Painel Admin".

2.      No topo da tela, localize a seção "RESERVAS PENDENTES DE APROVAÇÃO".

3.      Analise a solicitação e clique em "Aprovar".

o   Nota: No momento da aprovação, o sistema dispara automaticamente o convite oficial para o Outlook/Gmail dos envolvidos.

4.      Caso precise negar, clique em "Rejeitar" e insira o motivo (ex: "Sala em manutenção").

3.2 Gestão de Salas e Usuários

·       Salas: É possível criar novas salas, alterar cores de identificação no mapa ou desativar salas temporariamente para obras ou limpeza.

·       Usuários: Novos cadastros exigem autorização manual do administrador para que possam começar a reservar. Usuários desligados devem ser bloqueados imediatamente para garantir a segurança.

📅 4. Integração com Calendário (Outlook/Google)

Ao ter uma reserva aprovada, o usuário recebe um arquivo reserva.ics.

·       Como usar: Basta abrir o arquivo anexo no e-mail. O agendamento será inserido automaticamente na agenda pessoal do colaborador com lembrete de 15 minutos antes da reunião.

💡 5. Suporte e Boas Práticas

·       Pontualidade: O sistema monitora o uso das salas. Respeite os horários de início e fim.

·       Cancelamento: Se não for utilizar a sala, cancele a reserva pelo seu Perfil para liberá-la para outros colegas.

·       Suporte Técnico: Problemas de acesso ou dúvidas devem ser encaminhados para ti@endotech.com.br.

 

Atte;

Regis Bortoli, ti@endotech.com.br, 51-993153004.

 

“Esse projeto foi totalmente desenvolvido com o auxílio das I.A. Gemini do Google na geração do código, Copilot 365 na criação da infraestrutura de servidores, Manus na identidade visual e webdesign e por fim o uso da Perplexity na validação, testes e controle de qualidade do projeto.”